15 yıllık SAP kullanıcısı Marsa'da yeniden, yeni SAP

SAP Forum  Ekim 2014 "Başarı Hikayeleri" kitapçığında Marsa Bilgi Teknolojileri ve Sistem Geliştirme Müdürü Selim Pense'nin görüşlerine yer verildi...

Firmanız ve faaliyetlerinizle ilgili bilgi verebilir misiniz? Firma çalışan sayınız kaçtır?

16.06.2008 tarihinde Gıdasa Sabancı Gıda San. Ve Tic. A.Ş hisselerini devralan Marsan Gıda San. ve Tic. A.Ş 2011 yılı başı itibariyle Marsa Yağ Sanayi ve Tic. A.Ş unvanıyla ticari faaliyetlerine devam etmektedir. Marsa; en ileri teknoloji ile hijyenik koşullarda gıda endüstrisi, catering ve pastacılık sektörüne yönelik yağlar üretir. Otel, motel, tatil köyleri, restoran mutfakları ve pastanelerin tüketimine yönelik ürettiği Ustam grubu ürünlerle pasta ustalarının ve mutfak şeflerinin, 500’ün üzerinde çalışanıyla hizmetindedir.

Marsa, sektördeki rakiplerinden ayrılarak fark yaratan ve bölgesel gıda lideri olma vizyonuyla %100 hijyenik ve doğal koşullarda üretim yapmaktadır. AB standartlarına uygun, en son teknolojiyi kullanarak başta Türkiye olmak üzere ABD ve AB ülkelerinde de ürünlerini pazarlamaktadır.

Marsa, müşterilerinin beklentilerinden yola çıkarak pazar koşullarını ve dünyada değişen trendleri, beklentilerle birleştirerek yenilikler sunmayı ve bunların Türkiye’de uygulanmasında öncülük etmeyi bir çalışma disiplini olarak benimsemiştir

Neden SAP?

Firmamızın değişen yapısı, süreçleri ve çağın gereksinimi olan yeni teknolojilere uyum sağlama isteği SAP ECC 6.0 geçişimiz için en büyük etkendir.

Kurumsal kaynak planlamamızı daha efektif yaparak şirketimize pozitif manada geliştirecek ve var olan durumdan daha üst bir konuma taşıyacak yapı olarak görmekteyiz.

Yıllardır kullanılan yazılımlarımızda ister istemez süreçlerde karışıklıklar olabilmektedir. Kullanıcının işinin ve süreçlerinin sadeleştirilmesi adına bu yenilenmeye gidilmiştir.

Projede hizmet sunan SAP iş ortağını tercih etme nedenlerinizi aktarır mısınız?

  • Bizim gözümüzden Medyasoft sektöründe öncü ve bilinen firmalardan biriydi.
  • Medyasoft’un sektörde ki saygınlığı ve insan odaklı olarak aldığı işleri tamamlaması bizim için belirleyici kriterlerdendi.
  • Medyasoft bugüne kadar Türkiye ve Dünya standardında firmaların işlerini yaparak kaliteli hizmetiyle adını duyuran bir firmaydı.
  • Seçim kriterlerimizde ayrıca; uygun danışman kadrosu, maliyet avantajı, müşteri odaklı çalışması, referansları vardı.

Bu konulara dikkat ederek, Marsa’nın kalite titizliğine uygun olarak SAP projemizi Medyasoft ile yapabileceğimize karar verdik.

Proje kurumunuza ne gibi faydalar sağladı/sağlayacak?

  • Fabrika, hat, ürün bazında hangi ürünün hangi hatta üretilmesi gerektiğinin hesaplanmasının yapıldığı kapasite planlama ekranları ile haftalık üretim planlamada optimizasyon sağlandı.
  • Plan-Fiili sarfları gösteren kıyas raporları, hatalı mal hareketleri için görüntüleme ekranı, kolay anlaşılır üretim raporları, hızlı ana veri bakım programı müşterimizin ihtiyaçlarına uygun olarak yazıldı. Tanker üretim planlama için tamamen sektöre özel hazırlanmış ekranlar sayesinde departmanlar arası dosya alışverişi ve telefon trafiği son buldu.
  • Malzeme tedarik planlama sürecinde optimum stok tutma hedefine bağlı olarak haftalık ve günlük satın alma ihtiyacının planlanması sağlandı.
  • Tüm satın alma ve onay süreçleri sistem üzerine taşındı, tedarikçi fiyat listelerinin sistem üzerinden onaylanması sağlandı. Teklif taleplerinin fiyat bakımı yapıldıktan sonra mukayese edilip onaylanması ve çıktıları için uygulamalar geliştirildi. İthalat satın alma süreci ihtiyaca göre geliştirildi. Malzemenin talep edilmesinden siparişin mal girişine kadar olan satın alma sürecinin izlenebilirliğini sağlayan raporlar üretildi.
  • Nefasetli/şartlı kabullerde; mal girişinden tedarikçiye yansıtılacak fatura tutarının onaylanmasına kadar olan süreçlerin sistem üzerinden yürütülmesi ve takibi sağlandı.
  • Malzemelerde minimum stok seviyeleri, tedarik süreleri belirlenerek malzemelerin stokta kalma süreleri en aza indirildi. Malzeme ihtiyaç planlaması kullanıldı.
  • Malzemelerin son kullanma tarihi ve benzeri özelliklerin takibi için parti uygulaması yapıldı. Malzeme depo süreçlerinde barkod etiketi ve el terminali uygulamaları geliştirildi.
  • Malzemelerde merkezi ana veri yapısı kurularak sistemler arası entegrasyon sağlandı.
  • Satış Dağıtım tarafında Yurt İçi Satış, İhracat, Sevkiyat, Nakliye Planlama ve Nakliye Maliyetlerinin Takibi konularında belirgin iyileştirmeler yapıldı.
  • Yurt içi satışlardaki fiyat yönetimi, güncel SAP alt yapısına ve ihtiyaçlara göre yeniden tasarlandı, böylece daha az ana veri ve işgücü kullanılarak daha efektif bir fiyat yönetim sistemi elde edildi.
  • İhracatlarda, yükleme öncesi beyanname hazırlanmasına imkan veren ön faturalama süreci standart fonksiyonlarla kurgulanarak hem iş yükü azaltıldı hem de yanlış veri girişleri minimize edildi.
  • Yurt içi ve ihracat sevkiyatlarında, oluşan nakliye maliyetlerinin hizmet satın alması ile entegrasyonu sağlandı; nakliyeci ve dönem bazlı otomatik oluşturulan satın alma belgeleri sayesinde, nakliyeci faturalarının girişleri daha kontrollü yapılarak fazla/yanlış fatura girişlerinin önüne geçildi.
  • Yurt içi ve yurt dışı nakliyelerinde oluşan maliyetlerin, kg bazında sevk edilen ürünlere otomatik dağıtımı yapıldı ve böylece müşteri/ürün karlılığında nakliye maliyetleri de gerçek rakamlarla yer aldı. Bu şekliyle, satışçı primlerine temel teşkil eden müşteri karlılığının doğru hesaplanması sağlanarak adil bir prim hak ediş sistemi kuruldu.
  • Muhasebe ve Finans (FI) tarafında Müşteriler Muhasebesi Teminat Paketi ile teminatların takibi ve raporlanması sağlandı. Grup içerisindeki merkezi finans işlemlerinin yapılabilmesi için gerekli olan düzenlemeler yapılarak, ilgili tüm işlemler kullanıma alındı.
  • Muhatap Şirket Uyarlaması yapılarak grup şirketler ile yapılan işlemlerin raporlanması sağlandı. UFRS Paketi’nin kullanıma alınması ile UFRS işlemlerinin sağlıklı olarak kayıt altına alınması ve raporlanması gerçekleştirildi.
  • Grup konsolidasyon raporları için gerekli olan Hyperion entegrasyonunun altyapısı hazırlanarak MIS kodlarının kullanılabileceği bir düzenleme yapıldı.
  • Muhasebeden kesilen faturaların hem E-Fatura hem de matbu fatura çıktısı olarak alınabileceği bir yapı oluşturuldu. Standart çek raporuna eklenen alanlar ile ilgili çeklerin o anki durumunu gösteren bir rapor ekranı düzenlendi. BA-BS raporları müşteriler ile mutabakatı sağlayacak şekilde düzenlenerek, sistem içerisinden e-posta, faks veya çıktı alınması sağlandı.
  • Şirketlerin üst yönetim kararlarında etkin rol oynayan Maliyet Muhasebesi (CO) tarafında plan-fiili karşılaştırmaları ve analiz raporları hazırlanarak, yöneticilerin doğru stratejik kararları almasına destek sağlandı. Bütçe aşımını engellemek için masraf yeri bazında kontroller eklendi.
  • Üretilen ürün ve sağlanan hizmetlerin oluşum aşamasındaki masrafların hesaplanarak detaylı maliyet bilgisine erişim sağlandı.
  • Karlılık analizi (PA) yapısı içerisinde VUK ve UFRS’ye göre gelir tablosunun Dönem Net Karı/Zararına kadar detaylı olarak alınması sağlandı.

Proje, sonuçları ve SAP hakkındaki görüşlerinizi birkaç cümle ile ifade eder misiniz?

5 ay süren yoğun çalışmanın sonunda başarıyla canlıya geçti. Marsa'nın İstanbul ve Adana ofislerindeki ekipleri ile yoğun bir çalışma yürüten Medyasoft danışmanları, SAP projesini başarıyla devreye aldı. Proje kapanış yemeğinde konuşan Marsa Mali ve İdari İşler Direktörü Adnan Kaplan "Projenin zaman kısıtına rağmen zamanında devreye alınmış olması nedeni ile tüm proje ekibine teşekkür ederim." dedi.

Projede hangi ürün ve çözümler kullanıldı?

Medyasoft, Marsa Yağ’ın 15 yıllık SAP tecrübesini SAP ECC 6.0’a aktarırken, proje kapsamındaki tüm modüller sıfırdan ele alınarak güncel ihtiyaçlara göre yeniden kurgulandı. Kalite Yönetimi (QM), Bakım Onarım (PM), Depo Yönetimi (WM) modülleri yeni sisteme ilk kez dahil edilirken, Malzeme Yönetimi (MM) ve Üretim Planlama (PP) modülleri neredeyse sıfırdan tasarlandı. Muhasebe ve Finans (FI), Maliyet Muhasebesi (CO) ve Satış Dağıtım (SD) modüllerindeki süreçler ve raporlar kullanıcı taleplerine göre yeniden şekillendirildi. Barkod entegrasyonu: PP-QM-MM-WM modüllerinin entegre çalıştığı bir tasarım gerçekleştirildi. Üretilen mamullerin doğrudan Depo Yönetimi (WM) içerisinde kalite stoğuna düştüğü ve belli bir süre kalite kontrol için bekledikten sonra adreslere gönderildiği bir yapı oluşturuldu. Barkodlu ürünlerin detaylı takibi için pratik raporlar hazırlandı.

SAP’yi tercih etme nedenlerinizi aktarır mısınız?

SAP’yi tercih sebepleri arasında şirketin ERP ihtiyaçlarını karşılamasının büyük etkisi olmasıdır. Sektörümüze uygun uygulamaları ve Finansal Muhasebe, Yönetim Muhasebesi, Satış, Dağıtım, Üretim gibi modüllerin entegre çalışması tercih sebebini oluşturmaktadır.

SAP işimizin her açıdan güçlendirilebilmesi için, bize geniş bir açıdan birçok iş yazılımları ve kurumsal uygulamalar sunar. SAP ile işletmeler verimsiz ve yetersiz oldukları alanları rekabet avantajına dönüştürmek için farklı bir görüş açısı edinirler. Bizde kurum olarak SAP ile edindiğimiz bilgileri kullanarak sektörde bir adım önde olma hedefimizdir.