Marsa SAP Projesini 5 Ayda Hayata Geçirdik

Kaliteli ürünleriyle hayata lezzet katan Marsa Yağ'ın SAP Projesi, 5 ay süren yoğun çalışmanın sonunda başarıyla canlıya geçti.

Marsa'nın İstanbul ve Adana ofislerindeki ekipleri ile yoğun bir çalışma yürüten Medyasoft danışmanları, SAP projesini başarıyla devreye aldı. Proje kapanış yemeğinde konuşan Marsa Mali ve İdari İşler Direktörü Adnan Kaplan "Projenin zaman kısıtına rağmen zamanında devreye alınmış olması nedeni ile tüm proje ekibine teşekkür ederim." dedi.

Neden Medyasoft?

Medyasoft’un gıda sektöründe gerçekleştirdiği çok sayıda projeden edindiği bilgi birikimi ve deneyimli danışmanlarıyla sunduğu çözümler, firmalarda asgari emek ve maliyetle tam entegre izlenebilirlik sağlıyor.

Marsa SAP ile Verimliliğini Arttırdı

Medyasoft, Marsa Yağ’ın 15 yıllık SAP tecrübesini SAP ECC 6.0’a aktarırken, proje kapsamındaki tüm modüller sıfırdan ele alınarak güncel ihtiyaçlara göre yeniden kurgulandı. Kalite Yönetimi (QM), Bakım Onarım (PM), Depo Yönetimi (WM) modülleri yeni sisteme ilk kez dahil edilirken, Malzeme Yönetimi (MM) ve Üretim Planlama (PP) modülleri neredeyse sıfırdan tasarlandı. Muhasebe ve Finans (FI), Maliyet Muhasebesi (CO) ve Satış Dağıtım (SD) modüllerindeki süreçler ve raporlar kullanıcı taleplerine göre yeniden şekillendirildi.

Sunulan SAP Çözüm ve Hizmetleri

Kalite Yönetimi (QM) Modülü
Marsa, Kalite Yönetim (QM) modülünü devreye alarak kağıt form ve defter kullanımını ortadan kaldırdı ve kalite süreçlerini dijital ortama geçirdi.

Hammadde ve ambalaj girdi kontrolleri yapılarak analizlerinin sistem üzerinden takip edilmesi ve herhangi bir uygunsuzlukta geriye dönük izlenmesi sağlandı. Hammadde ve ambalaj alımlarında tedarikçiden kaynaklı bir sorun tespit edildiğinde sistem üzerinden tedarikçiye otomatik DÖF (Düzenleyici ve Önleyici Faaliyet) formu gönderimi gerçekleştirildi.

Kalite Yönetimi (QM) ve Malzeme Yönetimi (MM) modülü ile birlikte hazırlanan aylık tedarikçi değerlendirme raporu sayesinde tedarikçi puanları ortaya çıkarıldı ve bu sayede tedarikçi seçiminde önemli bir kriter sistemde takip edilebilir hale geldi. Son kullanma tarihi yaklaşan malzemelerin otomatik olarak kalite stoğuna çekilmesi ile hatalı malzemelerin kullanımı engellendi. Son kontrolleri yapılan mamullerin kalite analizleri tamamlandıktan sonra sevkiyata izin verilmesi ile birlikte uygunsuz mamulün sevkine engel olundu. Kalite modülünde mamul ve yarı mamul analiz kontrolleri sistemde yapılarak kayıt altına alındı, uygunsuzluk olduğu durumlarda hammaddeye kadar izlenebilirlik sağlandı.

Bakım Onarım (PM) Modülü
Bakım Onarım (PM) modülü ile artan ekipman alt yapısının takibi ve izlenebilirliğini tam anlamıyla  sağlamak için gereken tüm süreçler SAP sistemi üzerinde tasarlandı. 

Bakım Onarım ekibi tarafından gerçekleştirilen arızi bakımlar, periyodik bakımlar, iyileştirme ve yatırım faaliyetlerinin sistemli bir şekilde onay mekanizmaları ile yürütülmesi, yedek parçalara ait malzeme ihtiyaç planlaması süreçlerinin takibi ve bütün bu süreçlere ait oluşan malzeme, hizmet ve işçilik maliyetlerinin anlık olarak raporlanması ile süreç hız kazandı, verimlilik arttı. Tüm ekipmanlarda oluşan hasarlar için kataloglar oluşturulup, ekipmanlarda görülen bu hasarlar ile beraber meydana gelen duruşların raporlaması sağlandı. Ekipmanların lokasyon tabanlı kullanımları, yedek parça değişimleri gibi bilgiler tarihçeli olarak sisteme kaydedilir duruma geldi. 

Depo Yönetimi (WM) Modülü
SAP Depo Yönetimi (WM) sayesinde, malzemelerin tedarik edilmesinden müşteriye sevk edilmesine kadar tüm malzeme hareketlerinin gerçek zamanlı takibi ve depo süreçlerinin optimizasyonu gerçekleştirildi, Marsa Yağ çalışanlarının SAP sistemi üzerinden bu süreci daha etkin bir şekilde yönetmesi, izlemesi ve denetlemesi sağlandı.

Satış planlamadan üretim ve tedarik planlamaya kadar giden malzeme ihtiyaç planlama sürecinin sıfırdan tasarlandığı Üretim Planlama’da (PP) bütçe, aylık talep ve reel satış siparişlerinin harmanlandığı, stokların görüldüğü ve haftalık üretilmesi gereken miktarın hesaplandığı interaktif ekrandan çıkan sonucun fabrika üretim planlamaya iletilmesi sağlandı.

Barkod entegrasyonu: PP-QM-MM-WM modüllerinin entegre çalıştığı bir tasarım gerçekleştirildi. Üretilen mamullerin doğrudan Depo Yönetimi (WM) içerisinde kalite stoğuna düştüğü ve belli bir süre kalite kontrol için bekledikten sonra adreslere gönderildiği bir yapı oluşturuldu. Barkodlu ürünlerin detaylı takibi için pratik raporlar hazırlandı.

SAP Geçiş Projesi Kapsamında Sağlanan Faydalar

  • Fabrika, hat, ürün bazında hangi ürünün hangi hatta üretilmesi gerektiğinin hesaplanmasının yapıldığı kapasite planlama ekranları ile haftalık üretim planlamada optimizasyon sağlandı.
  • Plan-Fiili sarfları gösteren kıyas raporları, hatalı mal hareketleri için görüntüleme ekranı, kolay anlaşılır üretim raporları, hızlı ana veri bakım programı müşterimizin ihtiyaçlarına uygun olarak yazıldı. Tanker üretim planlama için tamamen sektöre özel hazırlanmış ekranlar sayesinde departmanlar arası dosya alışverişi ve telefon trafiği son buldu.
  • Malzeme tedarik planlama sürecinde optimum stok tutma hedefine bağlı olarak haftalık ve günlük satın alma ihtiyacının planlanması sağlandı.
  • Tüm satın alma ve onay süreçleri sistem üzerine taşındı, tedarikçi fiyat listelerinin sistem üzerinden onaylanması sağlandı. Teklif taleplerinin fiyat bakımı yapıldıktan sonra mukayese edilip onaylanması ve çıktıları için uygulamalar geliştirildi. İthalat satın alma süreci ihtiyaca göre geliştirildi.  Malzemenin talep edilmesinden siparişin mal girişine kadar olan satın alma  sürecinin izlenebilirliğini sağlayan raporlar üretildi.
  • Nefasetli/şartlı kabullerde; mal girişinden tedarikçiye yansıtılacak fatura tutarının onaylanmasına kadar olan süreçlerin sistem üzerinden yürütülmesi ve takibi  sağlandı.
  • Malzemelerde minimum stok seviyeleri, tedarik süreleri belirlenerek malzemelerin stokta kalma süreleri en aza indirildi.  Malzeme ihtiyaç planlaması kullanıldı.
  • Malzemelerin son kullanma tarihi ve benzeri özelliklerin takibi için parti uygulaması yapıldı. Malzeme depo süreçlerinde barkod etiketi ve el terminali uygulamaları geliştirildi.
  • Malzemelerde merkezi ana veri yapısı kurularak sistemler arası entegrasyon sağlandı.
  • Satış Dağıtım tarafında Yurt İçi Satış, İhracat, Sevkiyat, Nakliye Planlama ve Nakliye Maliyetlerinin Takibi konularında belirgin iyileştirmeler yapıldı.
  • Yurt içi satışlardaki fiyat yönetimi, güncel SAP alt yapısına ve ihtiyaçlara göre yeniden tasarlandı, böylece daha az ana veri ve işgücü kullanılarak daha efektif bir fiyat yönetim sistemi elde edildi.
  • İhracatlarda, yükleme öncesi beyanname hazırlanmasına imkan veren ön faturalama süreci standart fonksiyonlarla kurgulanarak hem iş yükü azaltıldı hem de yanlış veri girişleri minimize edildi.
  • Yurt içi ve ihracat sevkiyatlarında, oluşan nakliye maliyetlerinin hizmet satın alması ile entegrasyonu sağlandı; nakliyeci ve dönem bazlı otomatik oluşturulan satın alma belgeleri sayesinde, nakliyeci faturalarının girişleri daha kontrollü yapılarak fazla/yanlış fatura girişlerinin önüne geçildi.
  • Yurt içi ve yurt dışı nakliyelerinde oluşan maliyetlerin, kg bazında sevk edilen ürünlere otomatik dağıtımı yapıldı ve böylece müşteri/ürün karlılığında nakliye maliyetleri de gerçek rakamlarla yer aldı. Bu şekliyle, satışçı primlerine temel teşkil eden müşteri karlılığının doğru hesaplanması sağlanarak adil bir prim hak ediş sistemi kuruldu.
  • Muhasebe ve Finans (FI) tarafında Müşteriler Muhasebesi Teminat Paketi ile teminatların takibi ve raporlanması sağlandı. Grup içerisindeki merkezi finans işlemlerinin yapılabilmesi için gerekli olan düzenlemeler yapılarak, ilgili tüm işlemler kullanıma alındı.
  • Muhatap Şirket Uyarlaması yapılarak grup şirketler ile yapılan işlemlerin raporlanması sağlandı. UFRS Paketi’nin kullanıma alınması ile UFRS işlemlerinin sağlıklı olarak kayıt altına alınması ve raporlanması gerçekleştirildi.
  • Grup konsolidasyon raporları için gerekli olan Hyperion entegrasyonunun altyapısı hazırlanarak MIS kodlarının kullanılabileceği bir düzenleme yapıldı.
  • Muhasebeden kesilen faturaların hem E-Fatura hem de matbu fatura çıktısı olarak alınabileceği bir yapı oluşturuldu. Standart çek raporuna eklenen alanlar ile ilgili çeklerin o anki durumunu gösteren bir rapor ekranı düzenlendi. BA-BS raporları müşteriler ile mutabakatı sağlayacak şekilde düzenlenerek, sistem içerisinden e-posta, faks veya çıktı alınması sağlandı.
  • Şirketlerin üst yönetim kararlarında etkin rol oynayan Maliyet Muhasebesi (CO) tarafında plan-fiili karşılaştırmaları ve analiz raporları hazırlanarak, yöneticilerin doğru stratejik kararları almasına destek sağlandı. Bütçe aşımını engellemek için masraf yeri bazında kontroller eklendi.
  • Üretilen ürün ve sağlanan hizmetlerin oluşum aşamasındaki masrafların hesaplanarak detaylı maliyet bilgisine erişim sağlandı.
  • Karlılık analizi (PA) yapısı içerisinde VUK ve UFRS’ye göre gelir tablosunun Dönem Net Karı/Zararına kadar detaylı olarak alınması sağlandı.

Marsa Yağ Hakkında

Marsa, en yüksek teknoloji ile hijyenik koşullarda gıda endüstrisi, catering ve pastacılık sektörüne yönelik yağlar üretmektedir. Marsa, sektördeki rakiplerinden ayrılarak fark yaratan ve bölgesel gıda lideri olma vizyonuyla %100 hijyenik ve doğal koşullarda üretim yapan bir firmadır. AB standartlarına uygun, en son teknolojiyi kullanarak başta Türkiye olmak üzere ABD ve AB ülkelerinde de ürünlerini pazarlamaktadır. Marsa, müşterilerinin beklentilerinden yola çıkarak pazar koşullarını ve dünyada değişen trendleri, beklentilerle birleştirerek yenilikler sunmayı ve bunların Türkiye’de uygulanmasına öncülük etmeyi bir çalışma disiplini olarak benimsemiştir.