e-Arşiv Nedir?

e-Arşiv, e-Fatura uygulamasının bir üst versiyonu gibi düşünülebilir.

e-Fatura uygulaması kapsamında olmayan mükelleflerce faturalar, kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenir. İlk nüshası yani aslı karşı tarafa gönderilir ve ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında gönderici mükelleflerce saklanır.

e-Arşiv uygulaması ile e-Fatura uygulaması kapsamı dışında kalan mükelleflere de elektronik ortamda fatura düzenlenmesine, saklanmasına ve ibraz edilebilmesine imkan sağlanmıştır. Bu sayede çok sayıda fatura düzenleyen ve düzenledikleri faturaların ikinci nüshalarını kağıt ortamda saklamaları gereken mükellefler artık ikinci nüshaları da elektronik ortamda saklayabilecektir. e-Arşiv kullanmak isteyen mükelleflerin e-Fatura sistemine de kayıtlı olması gerekmektedir.

Kimler e-Arşiv Kullanmak Zorundadır?

İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılında brüt satış hasılatı 5 Milyon TL ve üzerinde olan mükellefler, 1.1.2016 tarihi itibariyle e-Arşiv’e geçmek zorundadırlar.

e-Arşiv Uygulamasını Kullanabilme Yöntemleri Nelerdir?

1- e-Arşiv’i Kendi Bilgi İşlem Sistemine Entegre Etme

e-Arşiv uygulamasını kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanmak isteyen mükellefler, e-Arşiv Başvuru Kılavuzu’nda belirtilen belgelerle birlikte GİB’e posta yoluyla başvuru yapabilir.

2- Özel Entegrasyon Yöntemi

Özel entegratör aracılığıyla e-Arşiv uygulamasını kullanmak isteyen mükellefler, Medyasoft gibi Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan  e-Arşiv uygulaması için izin almış özel entegratörlere başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler. e-Arşiv Uygulamasından özel entegrasyon yöntemiyle yararlanacak mükelleflerin ayrıca GİB’e bir başvuru yapmalarına gerek bulunmamaktadır.

e-Arşiv’in Avantajları Nelerdir?

  • Muhasebe süreçlerinde kaybolan eforlarının önüne geçilir,
  • Gönderilen faturalar dijitalleşir ve arşivleme maliyetleri ortadan kalkar,
  • Daha kolay takip edilebilir ticari hayata geçilir,
  • Öngörülebilir büyüme ve yatırım stratejisine fırsat sağlar.