İntranet ve Kullanım Alanları

  • İşletmelerde etkili ve hızlı iletişimin önemi giderek artıyor. Kurumsal iletişim portalı ve intranet gibi sistemler, yönetim noktasında yöneticilere ve çalışanlara hem pratik hem de yüksek verimlilikte çözümler sunuyor.
İntranet ve Kullanım Alanları

Araştırmalara göre günümüzde iş süreçlerinde yaşanan hataların büyük bölümü, iletişim problemlerinden kaynaklanıyor. Bu noktada doğru iletişim araçlarını kullanmayan ya da kurumu tarafından doğru araçlar ile donatılmayan çalışanlar, iş süreçlerinin yavaşlamasına, hatta kimi zaman durmasına varacak kadar kritik hatalar yapabiliyor.

İçinde bulunduğumuz çağda iletişimin önemi ve değeri her geçen gün daha da artıyor. Özellikle fiziki temasın ve yüz yüze iletişimin son derece azaldığı pandemi döneminde çalışanlar arasında iletişimi doğru kurmak ve yönetmek hayati bir önem kazandı ve bu konu şirketlerin ilk önceliklerinden biri haline geldi. Çalışanlarına etkin iletişim araçları sunamayan kurumlar, doğal olarak iş süreçlerinde aksama ile karşı karşıya kalabiliyor. Bu noktada intranet ve kurumsal iletişim portalı gibi kanallar hem çalışanlar arasında iletişimi güçlendiriyor hem de iş süreçlerine doğrudan katkı sağlıyor.

İntranet nedir?

Kelime anlamı olarak yerel ağ şeklinde tanımlanan intranet, daha geniş bir ifade ile internet ağ yapısının standartları ile oluşturulmuş kurum içi iletişim ağı olarak nitelendirilebilir. İsteğe bağlı olarak dışarıdan erişime tamamen kapatılabilen intranet, son derece güvenli bir portal yapısındadır. Yalnızca kurum personelinin kullanabildiği, işletme dışındaki kişilerin erişemediği intranet ile çalışanlar, kendi iç iletişimini kolay ve son derece hızlı biçimde sağlayabilir.

İntranet ne gibi çözümler sunar?

Kurumsal iletişim portalı gibi intranet portal de eklenen modüller ile zenginleştirilebiliyor. Böylece çalışanları doğrudan etkileyecek ve iş süreçlerini geliştirecek kurum içi bilgilendirmeler yapmak mümkün hale geliyor. Maaş bordrosu, izin bilgileri, eğitim takvimi gibi personel bilgilerinden kurum içi duyuru ve haberlere, toplantı salonlarının doluluk durumlarından yemek listelerine, oryantasyon içeriklerinden anketlere kadar daha pek çok bilgiye intranet portalı üzerinden ulaşılabiliyor. Ayrıca çalışanlar birçok süreci intranet üzerinden gerçekleştirebiliyor. Örneğin birbirleriyle mesajlaşabiliyor, canlı video yayınları açarak bilgi paylaşabiliyor, çeşitli kutlamalar organize edebiliyor, seri ilan sayfasında satışını yapmak istediği kişisel eşya ya da araçlarını listeleyebiliyor, şirket içi görüş ve önerileri dijital panolarda ya da forumlarda paylaşabiliyor.

Bir intranet portalı, ihtiyaçlar doğrultusunda modüller geliştirildiği ölçüde yetenek kazanabiliyor. Örneğin, çalışanların doküman paylaşabileceği bir modül sayesinde, yüksek boyutlu dosyalar, mail göndermeye kıyasla çok daha kısa sürede farklı çalışanların bilgisayarlarına ulaştırılabiliyor. Kütüphane modülü ile iş süreçlerine katkı sağlayacak bilgi kaynaklarına kolayca erişmek mümkün hale geliyor. Finans modülü sayesinde döviz kurları, parite gibi bilgiler anlık olarak kullanıcı tarafından görülebiliyor. Pek çok kurumsal iletişim portalı gibi intranet de doğru bilgiye hızla ve kolayca ulaşmayı sağlamanın yanı sıra çalışanlar arasında da güçlü bir iletişim ağı kuruyor.

İntranetin kullanım alanları nelerdir?

Kurum içi sosyal platform olarak da tanımlanabilecek olan intranet, temelde iş süreçlerini daha verimli hale getirmeyi amaçlıyor. Bu sayede pek çok kurum içi senaryonun en önemli aktörlerinden biri oluyor. Çeşitli projeler üzerine oluşturulmuş çalışma grupları, kamu daireleri, okullar, hastaneler, kurumsal şirketler, franchising firmaları, şubeleri bulunan işletmeler, e-ticaret siteleri gibi pek çok kurum ve kuruluş için intranet, iş süreçlerine bulunduğu katkıdan dolayı kritik değer kazanıyor. Örneğin, birden çok şubesi bulunan işletmeler, bütün şubelere ayrı ayrı bilgilendirme ve içerik paylaşımı yapmak yerine dokümanlarını intranet üzerinden tek seferde ilgili birimlerle paylaşabiliyor. Kurumlar, yeni personellerin oryantasyon sürecini intranet üzerinden gerçekleştirerek zaman tasarrufu kazanabiliyor. Veya bir kargo şirketi, intranet kullanarak gönderilerin tedarik durumunu, stok sayısını ya da dağıtım bilgisini personeliyle gerçek zamanlı paylaşabiliyor ve bu sayede, gerçekleşmesi muhtemel hataların önüne geçiyor.

İntranetin faydaları

Kurum içi portal yapısı ile intranet, şirket ve personel verilerini saklı tutar. Dışarıdan erişime kapalı olan intranet portal, kötü niyetli girişimleri engeller.

İntranet portal, çalışanlara gelişmiş iletişim imkanları sunar. Çalışanlar, üst ve ast iletişimini kolayca gerçekleştirebildiği gibi gerekli belgeleri sadece ilgili kişilerle paylaşabilir.

Yöneticiler, portal üzerinden ortak çalışma grupları oluşturabilir ve personellerin yetkilerini güncelleyebilir. Ayrıca intranet ile kolayca toplantı ya da etkinlik organize edilebilir.

Kurumsal iletişim portalı modüllerle geliştirilebilir yapıdadır. İhtiyaç duyulacak bilgilerin olduğu, finans, hava durumu, personel bilgileri, eğitim takvimi vb. modüller kolayca eklenebilir.

Kimler intranet kullanmalı?

Büyük işletmeler için operasyonel anlamda hız ve verimlilik, iş akışında kritik önem taşıyor. Bu noktada intranet, ihtiyaç duyulan iletişim avantajlarını sağladığı gibi koordinasyon anlamında da şirkete çeviklik kazandırıyor. Küçük ve orta ölçekli işletmeler için ise intranet, büyüme hedefleri oluşturmaya ve markalaşma sürecine katkı sağlıyor. Tüm operasyonu tek bir kanaldan yönetmeyi sağlayan portal, bunu dışarıya kapalı ve son derece güvenli bir yapı içerisinde sunuyor.

İşletmeler için büyümek, beraberinde yönetim zorluklarını da getiriyor. Bu zorlukların büyük bir kısmını da iletişim problemleri oluşturuyor. Kurumsal iletişim portalı ve intranet gibi sistemler, yönetim noktasında yöneticilere pratik ve verimliliği yüksek çözümler sunuyor.

Medyasoft olarak, intranet ve kurumsal iletişim portalı konusundaki ihtiyaçlarınızı analiz ederek, size özel çözümler geliştiriyoruz.

Grup Şirketlerimiz